Hai una importante notizia da comunicare ai media e non sai come fare? Puoi organizzare una conferenza stampa. L’importante è avere qualcosa di veramente interessante da comunicare e muoverti nei modi e nei tempi giusti. Questa guida ti spiega brevemente come fare e ti offre qualche prezioso consiglio.
Per iniziare fai una seria riflessione sulla notizia che vuoi comunicare: è davvero importante? E’ realmente una notizia che per i giornalisti e i lettori potrebbe essere interessante? E ancora, sei sicuro di voler dare la notizia a tutta la stampa contemporaneamente e non di non voler l’esclusiva a una testata in particolare? Se rispondi sì a tutte queste domande puoi procedere con l’organizzazione della conferenza stampa.
La location è di fondamentale importanza: deve essere un luogo centrale, facilmente raggiungibile, piuttosto conosciuto e possibilmente non troppo spazioso. Ricorda che, per quanto possa andare bene, la conferenza stampa difficilmente richiama più di una ventina di giornalisti quindi se la sala ha cento posti a sedere l’occhio (anche quello della telecamera) vedrà sempre una sala semi-vuota e una conferenza non riuscita.
Occhio ai relatori che parleranno. I giornalisti hanno poco tempo e vanno sempre di fretta quindi limita gli interventi a un massimo di tre relatori che facciano interventi brevi e vadano dritti al punto. Lascia spazio alle domande a fine conferenza, ma se l’argomento è spinoso e c’è il rischio di domande “scomode” prepara i relatori sulle possibili risposte
L’orario ha la sua importanza: le telecamere dei telegiornali non potranno intervenire se la conferenza stampa è fissata a ridosso delle edizioni del TG, quindi l’orario migliore è a mezza mattinata (intorno alle 11). Prepara una cartellina stampa che contenga: comunicati stampa, schede tecniche, eventuali grafici e tabelle, nomi e cariche dei relatori, materiale promozionale, un cd rom con le foto e i file dei comunicati stampa.
Scegli i giornalisti giusti da invitare. Se conosci un redattore o un free lance che può essere interessato alla tua notizia invitalo direttamente, se hai dubbi invia il comunicato stampa di invito al caporedattore: sarà lui a smistarlo al giornalista di riferimento. Il giorno prima della conferenza stampa fai un recall a tutti i media invitati, ricorda loro l’appuntamento per l’indomani e cerca di capire chi parteciperà. Prepara una griglia dove potrai segnare il nome del giornalista che interverrà e i suoi contatti: potrebbe tornarti utile per conferenze stampa future.